Cách sử dụng Slicers trong Excel (và lý do tại sao chúng tốt hơn bộ lọc)
Bộ lọc Excel tiêu chuẩn có vị trí của chúng cho các quy trình làm việc cụ thể, nhưng chúng trở nên phiền phức khi bạn cần khám phá dữ liệu nhanh chóng. Thay vì chôn tiêu chí trong các menu lồng nhau, bạn có thể sử dụng slicer để tạo một bảng điều khiển trực quan ngay lập tức.
Các bộ lọc thả xuống tiêu chuẩn của Excel đang làm bạn chậm lại
Chi phí ẩn của việc nhấp chuột
Chúng ta đều đã từng làm vậy. Bạn nhấp vào mũi tên nhỏ hướng xuống ở đầu một cột, bỏ chọn "Chọn Tất cả," cuộn qua một danh sách dài để tìm những mục mà bạn thực sự quan tâm, và nhấp vào "OK." Nó hiệu quả—nhưng đây là cách tương tác với dữ liệu khá vụng về, nhiều menu. Ngay khi bạn nhấp ra ngoài, các lựa chọn lọc của bạn biến mất khỏi tầm nhìn, khiến bạn phải đoán xem những gì đang được áp dụng trừ khi bạn mở lại menu.
Vấn đề trở nên tồi tệ hơn khi bạn bắt đầu áp dụng các bộ lọc trên nhiều cột. Lọc theo quốc gia, sau đó theo phòng ban, rồi theo sản phẩm, và đột nhiên bảng tính của bạn đầy những biểu tượng phễu nhỏ mà dễ bị hiểu nhầm.
Điều đó không có nghĩa là các bộ lọc thả xuống truyền thống không có chỗ đứng. Nếu bạn đang xử lý một cột chứa hàng trăm mục riêng lẻ—như số bộ phận cụ thể hoặc tên người—hộp tìm kiếm tích hợp thường là cách nhanh nhất để gõ một từ khóa và tìm chính xác những gì bạn cần. Bộ lọc truyền thống là tốt nhất cho loại tìm kiếm chi tiết, dựa trên văn bản này.
Tuy nhiên, họ gặp khó khăn trong việc truyền đạt trạng thái. Đúng, họ cho phép bạn thu hẹp dữ liệu của mình, nhưng họ không làm rõ những gì đang hoạt động ngay lập tức. Nếu bạn thường xuyên chuyển đổi giữa các danh mục rộng, cấp cao thay vì tìm kiếm các chuỗi văn bản cụ thể, việc ẩn các lựa chọn đó trong một menu sẽ làm cho bảng tính của bạn khó đọc, chia sẻ và kiểm tra hơn—đặc biệt khi nhiều người cùng cộng tác trên cùng một bảng.
Bộ lọc biến bảng tính của bạn thành một bảng điều khiển trực quan
Tăng khả năng hiển thị cho dữ liệu của bạn
Slicers giải quyết điểm yếu lớn nhất của các bộ lọc tiêu chuẩn bằng cách đưa các tùy chọn của bạn ra ngoài ánh sáng. Thay vì ẩn các điều khiển bên trong các menu thả xuống, slicers biến các danh mục của bạn thành các nút bấm lớn, có thể nhấp được, nằm trực tiếp trên bảng tính.
Muốn xem doanh số bán hàng ở Mỹ? Bạn chỉ cần nhấp vào nó. Muốn bao gồm nhiều phòng ban? Bạn có thể chọn nhiều nút cùng lúc bằng cách giữ Ctrl khi nhấp, hoặc nhấp vào công tắc Chọn Nhiều ở đầu bảng điều khiển. Muốn đặt lại tất cả? Chỉ một lần nhấp là xóa lựa chọn của bộ lọc.
Bố cục liên tục này biến bộ dữ liệu của bạn thành thứ gần giống với một bảng điều khiển tương tác hơn là một lưới tĩnh. Một lợi ích khác là tính phản hồi. Ngay khi bạn nhấp vào một tùy chọn, dữ liệu sẽ được cập nhật. Nếu một danh mục không có bản ghi nào phù hợp dựa trên các lựa chọn hiện tại của bạn, nút của nó sẽ tự động mờ đi. Vòng phản hồi đó giúp cho việc thao tác trực quan với dữ liệu trở nên dễ dàng hơn mà không gặp phải ngõ cụt.
Bạn có thể sử dụng bộ lọc cắt trên các bảng thường và Bảng Pivot
Thiết lập quy trình làm việc mới của bạn
Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất về slicers là chúng chỉ hoạt động với PivotTable phức tạp. May mắn thay, điều đó không còn đúng nữa. Các phiên bản Excel hiện đại cũng hỗ trợ slicers trên các bảng Excel thông thường, có nghĩa là bạn có thể sử dụng chúng trong các bảng tính hàng ngày.
Đây là cách để bắt đầu:
- Nhấp vào bất kỳ đâu trong dữ liệu của bạn và nhấn Ctrl+T (hoặc nhấp Chèn > Bảng).
- Xác nhận phạm vi của bạn và xem dữ liệu của bạn có tiêu đề hay không.
- Mở tab Thiết kế Bảng, sau đó chọn Chèn Bộ lọc.
- Chọn các trường bạn muốn lọc, sau đó nhấp vào OK.
Excel sau đó tạo ra các bảng điều khiển nổi mà bạn có thể đặt ở bất kỳ đâu trên bảng tính của mình. Những bảng điều khiển này hoàn toàn tương tác: bạn có thể thay đổi kích thước, sắp xếp lại và sử dụng chúng để lọc dữ liệu. Tôi thích đặt chúng ở trên cùng để chúng nổi bật ngay khi bạn mở bảng tính.
Cùng một khái niệm cũng áp dụng cho PivotTable (thông qua tab Phân tích PivotTable), nơi nó trở thành một công cụ hiệu quả để tóm tắt và tổng hợp dữ liệu một cách động.
Kết nối một bộ lọc với nhiều bộ dữ liệu
Một bảng điều khiển cho nhiều chế độ xem
Nơi mà các slicer trong Excel thực sự bắt đầu cảm thấy chuyên nghiệp là khi bạn liên kết chúng với nhiều bảng PivotTable được xây dựng từ cùng một tập dữ liệu gốc.
Để thiết lập điều này:
- Nhấp vào bất kỳ đâu bên trong một trong các Bảng Pivot, và trong tab Phân tích Bảng Pivot, nhấp vào Chèn Bộ lọc.
- Chọn trường mà bạn muốn bộ cắt này điều khiển, và nhấp OK.
- Nhấp chuột phải vào slicer, sau đó nhấp vào Report Connections.
- Trong hộp thoại, đánh dấu vào các ô cho mỗi Bảng Pivot mà bạn muốn bộ lọc này điều khiển.
Lặp lại quy trình này cho bất kỳ trường bổ sung nào mà bạn muốn điều khiển với các bộ cắt riêng của chúng.
Biểu đồ động biến dữ liệu thô của bạn thành một bài thuyết trình sống động
Hình dung các thay đổi của bạn theo thời gian thực
Trải nghiệm giống ứng dụng mà các slicer mang lại trở nên rõ ràng hơn khi bạn thêm biểu đồ vào. Nếu bạn xây dựng một biểu đồ hoặc PivotChart từ bảng hoặc PivotTable được kết nối với slicer, nó sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu cơ sở được lọc.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn không cần bất kỳ cấu hình bổ sung nào ngoài việc xây dựng biểu đồ từ nguồn được kết nối với bộ lọc. Khi bạn chọn một tùy chọn trong bộ lọc của mình, dữ liệu cơ sở sẽ được lọc, và các biểu đồ kết nối của bạn được cập nhật ngay lập tức.
Bằng cách kết hợp một vài biểu đồ được đặt chiến lược với các khối bộ lọc, bạn có thể xây dựng một lớp trình bày tương tác đầy đủ chức năng, hoàn toàn thay thế nhu cầu sử dụng các bản trình chiếu tĩnh.
Bảng tính của bạn cuối cùng sẽ cảm thấy như một ứng dụng web hiện đại
Lợi ích năng suất ngay lập tức
Bộ lọc cắt lát đặc biệt hữu ích khi bạn chia sẻ sổ làm việc của mình với người khác. Không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi điều hướng giao diện thả xuống truyền thống của Excel, và những nút trực quan này loại bỏ hoàn toàn đường cong học tập đó. Thay vì phải dò tìm qua các menu, người dùng tương tác với các điều khiển hiển thị rõ ràng trên màn hình, khiến bảng tính giống như các giao diện ứng dụng đơn giản hơn.
Chúng cũng cải thiện sự rõ ràng trong quá trình khám phá. Vì tất cả các tùy chọn đều hiển thị cùng lúc, bất kỳ ai mở tệp đều có thể ngay lập tức thấy được kích thước của bộ dữ liệu. Vì các lựa chọn không khả dụng được làm mờ dựa trên các lựa chọn đã chọn, nên dễ dàng thấy cách các điểm dữ liệu tương tác mà không cần thử sai liên tục. Điều này làm cho slicer trở thành một bổ sung tuyệt vời cho bảng điều khiển, tệp báo cáo và bất kỳ bảng tính nào mà nhóm của bạn sử dụng lại theo thời gian.
Một nâng cấp đơn giản với lợi ích lớn
Slicer đưa logic dữ liệu của bạn trực tiếp lên bảng tính, nơi bạn có thể quan sát và kiểm soát nó chỉ trong một cái nhìn. Khi bạn bắt đầu sử dụng chúng, việc điều hướng dữ liệu không còn cảm giác như một công việc vất vả mà trở thành việc tương tác với một bảng điều khiển sạch sẽ và tương tác. Khi bạn sẵn sàng tinh chỉnh cách trình bày, bạn có thể thay đổi kiểu slicer để phù hợp với thiết kế báo cáo của mình và tạo ra một kết thúc đẹp mắt và tinh tế.