Ngừng việc thủ công ẩn các hàng và cột trong Excel cho các cuộc họp: Hãy sử dụng công cụ ẩn này thay thế

Trước đây, tôi rất sợ việc chia sẻ màn hình trong các cuộc họp vì các bảng tính Excel của tôi toàn dữ liệu thô lộn xộn. Tôi đã mất rất nhiều thời gian để ẩn các cột và phóng to, chỉ để phải hoàn tác tất cả sau đó. Rồi tôi phát hiện ra các chế độ xem tùy chỉnh — một "trạng thái lưu" cho phép chuyển đổi giữa các bố cục chỉ với hai cú nhấp chuột.

Vấn đề: Vòng lặp định dạng lại

Hãy tưởng tượng điều này: bạn chỉ còn hai phút nữa là đến cuộc họp, nhưng bảng Excel mà bạn muốn trình bày có hàng chục cột dữ liệu không liên quan, bộ lọc lộn xộn và mức thu phóng được đặt ở 70%.

Để trình bày điều này rõ ràng khi chia sẻ màn hình, bạn phải thực hiện cái mà tôi gọi là vòng lặp định dạng lại. Điều này bao gồm việc ẩn hoặc nhóm các cột, xóa các bộ lọc hiện có và áp dụng các bộ lọc phù hợp, đồng thời tăng mức thu phóng lên 140% để mọi người thực sự có thể đọc được các con số.

Sau đó, sau cuộc họp, bạn phải bỏ ẩn hoặc bỏ nhóm tất cả mọi thứ, lọc lại hoặc sắp xếp lại một số cột, và đặt lại mức thu phóng. Nếu bạn làm việc này nhiều lần trong ngày, bạn sẽ lãng phí thời gian cho việc quản lý Excel, và rất dễ quên các cài đặt mặc định của mình.

Giải pháp: Chế độ xem tùy chỉnh

May mắn thay, Excel có một công cụ giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn nhiều: các chế độ xem tùy chỉnh. Một chế độ xem tùy chỉnh lưu trữ sáu điều quan trọng sau:

• Hiển thị cột và hàng: Các cột và hàng nào bị ẩn, và những cột và hàng nào đang hiển thị.
• Cài đặt lọc và sắp xếp: Bộ lọc đang hoạt động của bạn và bất kỳ sắp xếp cột cụ thể nào.
• Tỷ lệ phóng to: Cho dù bạn đang ở mức phóng to 70% nhìn từ trên cao hay mức phóng to 140% sẵn sàng cho thuyết trình.
• Chọn ô: Ô cụ thể hoặc phạm vi ô mà bạn đã chọn vào thời điểm bạn thiết lập chế độ xem.
• Cài đặt cửa sổ: Vị trí chính xác của thanh cuộn và bất kỳ phần nào được cố định.
• Cài đặt in: Hướng trang, lề và các khu vực in cụ thể.

Những chế độ xem này được lưu ngay trong sổ làm việc, vì vậy bạn chỉ cần thiết lập chúng một lần.

Bước quan trọng đầu tiên: Tạo chế độ xem chuẩn của bạn

Sai lầm lớn nhất mà mọi người mắc phải khi họ lần đầu tiên khám phá các chế độ xem tùy chỉnh trong Excel là xây dựng chế độ xem cuộc họp trước. Nếu làm như vậy, bạn sẽ không có cách nào để nhanh chóng hoàn tác các thay đổi của mình. Đây là lý do tại sao bạn phải tạo trước một chế độ xem tiêu chuẩn hoạt động như mặc định của bạn.

Hãy coi đây như bố cục công việc của bạn—mọi thứ đều hiển thị, phóng to vừa đủ để gõ phím thoải mái, và không có bộ lọc nào che dữ liệu của bạn. Sau đó, chọn ô A1 (hoặc bất cứ nơi nào bạn thường bắt đầu làm việc), và trong tab Xem, nhấn vào "Chế độ xem tùy chỉnh."

Trong hộp thoại, nhấp vào "Thêm."

Đặt tên phù hợp cho chế độ xem mặc định của bạn, như Chế độ xem Tiêu chuẩn, đảm bảo cả hai hộp kiểm được chọn, và nhấp vào "OK."

Bước tiếp theo: Tạo chế độ xem cuộc họp của bạn

Bây giờ bạn đã có một nhìn tổng quan về bảng tính Excel của mình như một lớp bảo vệ an toàn, đã đến lúc tạo ra chế độ xem mà bạn sẽ thực sự sử dụng khi chia sẻ màn hình.

Đây là nơi bạn loại bỏ những thứ lộn xộn và tập trung vào những gì khán giả của bạn cần nhìn thấy. Ẩn bất kỳ dữ liệu nhạy cảm nào, lọc và sắp xếp các cột để hiển thị thông tin liên quan, điều chỉnh phóng to để xem tối ưu trên màn hình chia sẻ, và cuộn tới và chọn ô hoặc các ô nơi bạn muốn bắt đầu cuộc thảo luận.

Sau đó, làm theo các bước giống như khi bạn tạo chế độ xem tiêu chuẩn của mình:

1. Nhấp vào Xem > Chế độ xem Tùy chỉnh > Thêm.
2. Lần này, đặt tên nó là Chế độ xem cuộc họp.
3. Nhấn "OK."

Bây giờ bạn có hai trạng thái riêng biệt cho sổ làm việc của mình, và bạn có thể lặp lại quá trình này để tạo thêm nếu cần.

Chuyển đổi giữa các chế độ xem (cách nhanh)

Bây giờ khi các chế độ xem bảng tính Excel của bạn đã được thiết lập, bạn có thể chuyển đổi giữa chúng ngay lập tức. Đúng vậy, bạn có thể nhấp vào "Chế độ xem tùy chỉnh" trong tab Xem, và nhấp đúp vào chế độ xem bạn muốn hiển thị, nhưng điều này có thể cảm thấy vụng về. Thay vào đó, hãy thêm một nút vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh (QAT) để làm cho quá trình này trở nên liền mạch.

Đầu tiên, nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của QAT của bạn, và chọn "Thêm Lệnh."

Tiếp theo, trong menu Chọn Lệnh, chọn "Các Lệnh Không Có Trong Ribbon." Sau đó, cuộn xuống và chọn "Chế Độ Xem Tùy Chỉnh," và nhấp vào "Thêm."

Cuối cùng, nhấp vào "OK."

Bây giờ bạn có một menu thả xuống đơn giản ở đầu màn hình. Một lần nhấp sẽ mở danh sách, và lần nhấp thứ hai vào tên giao diện sẽ biến đổi toàn bộ bảng tính của bạn ngay lập tức.

Tại sao nút Xem Tùy chỉnh lại bị mờ?

Nếu bạn đã làm theo tất cả các bước trên trong sổ làm việc Excel của mình nhưng nút Chế độ xem Tùy chỉnh bị tắt (mờ đi), có khả năng bạn đã gặp phải một trong những hạn chế gây khó chịu nhất của Excel: chế độ xem tùy chỉnh không hoạt động nếu có một bảng Excel đã được định dạng nào đó trong sổ làm việc của bạn.

Dưới đây là hai cách để giải quyết vấn đề này.

Sửa 1: Giải pháp hiện đại (sử dụng bộ cắt lát)

Nếu bạn không muốn mất đi sức mạnh của bảng Excel, đừng sử dụng các chế độ xem tùy chỉnh. Thay vào đó, hãy sử dụng slicer—các nút trực quan cho phép bạn lọc dữ liệu ngay lập tức—để đạt được ít nhất một phần các hiệu ứng của trải nghiệm chế độ xem cuộc họp.

Chọn bất kỳ ô nào trong bảng, và trên tab Thiết kế Bảng, nhấp vào "Chèn Bộ Lọc." Sau đó, đánh dấu các ô cho các cột mà bạn thường lọc, và nhấp vào "OK."

Ngay trước khi cuộc họp của bạn bắt đầu, chỉ cần nhấp vào các nút slicer để làm sạch chế độ xem của bạn.

Mặc dù slicer không thể ẩn cột hay thay đổi mức thu phóng của bạn, nhưng chúng là cách tốt nhất để giữ chức năng của bảng trong khi vẫn gọn gàng trong suốt buổi thuyết trình.

Sửa 2: Phương án hạt nhân (chuyển sang khoảng)

Nếu bạn thực sự cần các tính năng của chế độ xem tùy chỉnh, bạn cần chuyển bảng của mình trở lại thành phạm vi tiêu chuẩn. Tuy nhiên, bạn sẽ mất đi nhiều lợi ích đi kèm với bảng Excel, như định dạng tự động cho các hàng mới, tham chiếu có cấu trúc trong công thức và khả năng mở rộng dữ liệu động.

Chọn bất kỳ ô nào bên trong bảng, và trong tab Thiết kế Bảng, nhấp vào "Chuyển sang Dải ô."

Sau đó, nhấp vào "Có" khi Excel yêu cầu bạn xác nhận việc chuyển đổi. Sau khi chuyển đổi xong, dữ liệu của bạn trông vẫn như cũ, nhưng nút Xem tùy chỉnh lại trở nên có thể nhấp được ngay lập tức.

Nếu bạn dự định gửi sổ làm việc của mình cho người khác, dù thông qua liên kết chia sẻ hay đính kèm trong email, các chế độ xem tùy chỉnh của bạn sẽ đi kèm với tệp để họ sử dụng, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn chế độ xem phù hợp trước. Ngoài ra, để đảm bảo chúng không bị lạc trong dữ liệu của bạn, hãy làm cho bảng tính dễ điều hướng hơn bằng cách dọn dẹp tên các tab và thêm mục lục.