Ngừng gộp ô trong Excel: Thêm mẹo căn chỉnh bị quên này vào thanh công cụ của bạn

Gộp ô trong Excel là một cạm bẫy—nó có thể làm rối cấu trúc bảng tính của bạn và khiến những công việc đơn giản như sắp xếp gần như không thể thực hiện được. Center Across Selection là lựa chọn tốt hơn, và một macro đơn giản cho phép bạn ghim nó vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh (QAT).

Các ô được gộp có thể gây ra vấn đề

Căn giữa theo lựa chọn là người chiến thắng

Gộp các ô trong Excel thường là một trong những điều đầu tiên chúng ta học trong các lớp tin học ở trường, cùng với việc in đậm chữ và thay đổi màu chữ. Nó có vẻ như là một cách tự nhiên để dọn dẹp tiêu đề, nhưng thực tế, đó chỉ là một sửa đổi về mặt thẩm mỹ tạo ra sự hỗn loạn về cấu trúc. Khi bạn gộp các ô, Excel sẽ không còn coi chúng là các cột riêng biệt, vì vậy bạn không thể sắp xếp dữ liệu hoặc sử dụng PivotTable mà không trước một lần hoàn tác việc gộp.

Nhấp vào một cột duy nhất sẽ chọn toàn bộ khối gộp, khiến không thể áp dụng định dạng hoặc công thức cụ thể chỉ cho một phần dữ liệu của bạn. Hơn nữa, các ô gộp có thể dẫn đến các giá trị rỗng không mong muốn trong các công cụ như Power Query, vì chỉ ô ở góc trên bên trái giữ dữ liệu. Đây là một trong những lý do Excel không cho phép bạn chuyển đổi một bộ dữ liệu chứa các ô gộp thành bảng cho đến khi các ô gộp đó được loại bỏ.

Trung tâm trên lựa chọn mang lại cho bạn kết quả trực quan giống như khi gộp mà không thực sự hợp nhất các ô lại với nhau. Mỗi cột vẫn độc lập và có thể chọn, nghĩa là các công thức và bộ lọc của bạn vẫn hoạt động hoàn hảo.

Tuy nhiên, có một vấn đề. Center Across Selection bị ẩn sâu trong các cài đặt Canh lề của Excel (Ctrl+1 > Alignment > Horizontal > Center Across Selection). Vì nó không xuất hiện như một lệnh riêng trên thanh Ribbon, bạn không thể thêm trực tiếp vào QAT. Để truy cập một cách nhanh chóng chỉ với một cú nhấp, bạn phải sử dụng một chút mã VBA lưu trong cài đặt toàn cục của mình.

Bước 1: Tạo sổ làm việc macro cá nhân của bạn

Một ngôi nhà vĩnh viễn cho các công cụ tùy chỉnh của bạn

Từ "macro" thường có thể gây ra lo lắng đối với người dùng Excel bình thường. Tất cả chúng ta đều đã được huấn luyện để nghi ngờ các tệp có macro—và điều đó hoàn toàn có lý, vì chúng có thể được sử dụng để ẩn các tập lệnh độc hại. Tuy nhiên, trong bối cảnh này, bạn không phải đang xử lý một tệp đáng ngờ từ internet. Bạn chỉ đơn giản đang tạo ra một hộp công cụ riêng, cục bộ mà chỉ tồn tại trên máy tính của bạn.

Hãy coi Sổ làm việc Macro Cá nhân như dây đai tiện ích của bảng tính của bạn. Đây là một tệp ẩn mở trong nền mỗi khi bạn khởi động Excel. Vì mã nằm ở đây chứ không phải trong sổ làm việc đang hoạt động của bạn, bạn có thể sử dụng nút mới trên bất kỳ tệp XLSX chuẩn nào mà không cần lưu tệp đó dưới dạng sổ làm việc hỗ trợ macro. Khi bạn gửi tệp đó cho người khác, văn bản vẫn giữ căn giữa cho họ ngay cả khi họ không cài đặt macro của bạn, vì định dạng là thuộc tính gốc của Excel; macro của bạn chỉ cung cấp cách nhanh hơn để bạn kích hoạt nó.

Đây là những gì bạn cần làm:

1. Mở bất kỳ sổ làm việc Excel nào và mở tab View trên thanh ribbon.
2. Nhấn vào Macros và chọn Ghi Macro.
3. Trong hộp thoại, hãy đảm bảo Personal Macro Workbook được chọn từ menu thả xuống Store macro in, và nhấp vào OK.
4. Ngay lập tức nhấp vào biểu tượng Dừng Ghi trong Thanh Trạng thái ở dưới cùng cửa sổ Excel của bạn. Nếu Thanh Trạng thái của bạn bị ẩn, hãy vào Macros > Dừng Ghi trên tab Xem.

Bước 2: Chèn mã Center Across Selection tùy chỉnh

Một đoạn script nhỏ cho sự tăng cường quy trình làm việc khổng lồ

Bây giờ rằng Sổ làm việc Macro Cá nhân của bạn đã được khởi tạo, bạn có thể chèn vào mã thực hiện công việc nặng:

1. Nhấn Alt+F11 để mở Trình chỉnh sửa VBA, và trong cửa sổ Dự án bên trái, tìm VBAProject (PERSONAL.XLSB). Xem ghi chú bên dưới nếu bạn không thể thấy nó.
2. Nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Chèn, và nhấn Module.
3. Dán mã sau vào cửa sổ. Nó sẽ bảo Excel lấy bất kỳ phạm vi nào bạn đã chọn và áp dụng thuộc tính căn giữa theo lựa chọn ngay lập tức.

Sub CenterAcrossSelection()
    With Selection
        .HorizontalAlignment = xlCenterAcrossSelection
    End With
End Sub

Bây giờ nhấn Ctrl+S để lưu, sau đó đóng cửa sổ VBA.

Bước 3: Thêm nút vào QAT

Đặt công cụ mới của bạn trong tầm tay

Với mã đã được cài đặt, bạn có thể chuyển sang cài đặt QAT. Điều này đặt lệnh ngay ở trên cùng của cửa sổ Excel của bạn để truy cập dễ dàng:

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tab nào trên ribbon. Nếu bạn thấy Hiện Thanh Công Cụ Truy Cập Nhanh, hãy nhấp vào đó. Nếu không, nó đã được bật, vì vậy bạn có thể tiếp tục.
2. Nhấp chuột phải vào bất kỳ biểu tượng hiện có nào trên QAT của bạn ở đầu cửa sổ Excel, và chọn Tùy chỉnh Thanh Công cụ Truy cập Nhanh.
3. Dưới Chọn lệnh từ, chọn Macro.
4. Tìm PERSONAL.XLSB!CenterAcrossSelection, sau đó nhấp Thêm để chuyển nó sang danh sách bên phải.
5. Nhấp vào Chỉnh sửa để chọn một biểu tượng tốt hơn, và thay đổi tên hiển thị thành Căn giữa theo vùng chọn hoặc CAS. Đây là những gì bạn sẽ thấy khi di chuột qua biểu tượng trên QAT của bạn.
6. Khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ thấy biểu tượng bạn đã chọn xuất hiện trong QAT.

Bước 4: Sử dụng công cụ căn chỉnh mới của bạn

Căn giữa văn bản mà không làm phá vỡ lưới

Bây giờ công việc khó khăn đã xong, bạn có thể thử nút mới của mình:

1. Nhập một số văn bản vào ô A1 của một sổ làm việc Excel trống.
2. Chọn các ô A1:E1.
3. Nhấp vào biểu tượng Căn giữa theo vùng chọn mới của bạn trong QAT, và xem văn bản của bạn nhảy về giữa phạm vi đã chọn.

Bạn sẽ nhận thấy rằng bạn vẫn có thể chọn các ô A1, B1, C1, D1 và E1 một cách độc lập. Điều này có nghĩa là cấu trúc ô của bạn (và do đó, các cột của bạn) vẫn hoàn toàn nguyên vẹn, vì vậy bạn có thể sắp xếp, lọc và chọn dữ liệu mà không bao giờ phải lo lắng Excel sẽ phàn nàn về các ô được gộp lại nữa.

Tránh nút Merge & Center bị nguyền rủa đó là bước đầu tiên hướng tới một bảng tính thực sự hoạt động. Giờ đây, khi nút trên thanh công cụ tùy chỉnh của bạn biến việc căn chỉnh chuyên nghiệp thành thao tác chỉ với một cú nhấp, bạn có thể tập trung vào bức tranh tổng thể. Giữ các cột nhất quán và các hàng gọn gàng đảm bảo rằng bạn đang cải thiện cấu trúc dữ liệu Excel cho mọi dự án.