Kỹ năng Excel mà chẳng ai nhắc đến: Viết công thức mà người khác thực sự có thể đọc được

Có một truyền thuyết lâu đời rằng những người dùng Excel 'tốt nhất' viết các công thức dài nhất. Trước đây, mức độ thành thạo Excel được đo bằng số lượng hàm bạn có thể nhồi vào một ô, nhưng tiêu chuẩn đó giờ không còn phù hợp. Các công cụ hiện đại đã thay đổi cuộc chơi—những gì trước đây trông như một công thức lồng nhau thông minh thường chỉ là nợ kỹ thuật được ngụy trang.

Nếu bạn vẫn nghĩ rằng phức tạp đồng nghĩa với chuyên môn, bạn đang mắc kẹt trong cùng một cái bẫy như tất cả những người khác đang tạo bảng tính khó đọc. Đã đến lúc vạch trần lời nói dối lớn nhất trong lịch sử bảng tính: rằng công thức khó đọc là công thức tốt hơn.

Khi độ phức tạp của Excel trở thành một biểu tượng địa vị

Các công thức lộn xộn nhưng lại tạo cảm giác ấn tượng lạ thường

Nhiều người nhận được một loại dopamine đặc biệt khi họ nhấn Enter trên một công thức dài nhiều dòng và thấy nó trả về kết quả đúng. Ở nhiều văn phòng, điều này được hiểu là sự thông thạo: công thức càng khó đọc, tác giả chắc hẳn càng ấn tượng.

Tuy nhiên, theo thời gian, điều này tạo ra một quan niệm sai lầm tinh vi nhưng mạnh mẽ—rằng sự đơn giản trong Excel là dấu hiệu của thiếu kinh nghiệm. Nếu một công thức dễ theo dõi, nó chắc chắn là cơ bản, và nếu nó trông như một mớ logic lồng nhau, nó chắc chắn là nâng cao.

Nhưng điều này bỏ qua mục đích thực sự của bảng tính. Bảng tính Excel là các hệ thống được chia sẻ để làm việc với dữ liệu, và khi logic bị chôn sâu bên trong các lớp ngoặc đơn và các hàm lồng nhau, việc giao tiếp sẽ bị phá vỡ—ngay cả khi số liệu về mặt kỹ thuật là chính xác. Những gì trông có vẻ ấn tượng trong khoảnh khắc thường trở thành chính điều làm chậm mọi người sau này.

Việc tín hiệu kỹ năng trong Excel tạo ra các bảng tính dễ vỡ

Khi sự thông minh vượt qua khả năng bảo trì

Xu hướng này có một cái tên: tín hiệu kỹ năng. Trong Excel, nó xuất hiện dưới dạng các công thức phức tạp không cần thiết, được thiết kế nhiều hơn để gây ấn tượng thay vì làm rõ ràng.

Bạn có lẽ đã thấy các phiên bản của nó: các câu lệnh IF lồng nhau sâu, chuỗi tra cứu di sản được bao quanh bởi xử lý lỗi, hoặc các công thức cố gắng thực hiện phân tích cú pháp, logic và biến đổi tất cả cùng một lúc trong một ô duy nhất. Đôi khi chúng hoạt động, nhưng điều đó thường xảy ra dù cấu trúc của chúng, chứ không phải nhờ vào nó.

Những phương pháp này thường hiệu quả trong ngắn hạn, nhưng vấn đề là chúng trở thành gì theo thời gian. Logic bảng tính cần tồn tại qua các bản cập nhật, thay đổi dữ liệu và chuyển giao. Khi mọi thứ được nén thành một biểu thức duy nhất, những điều chỉnh nhỏ trở nên rủi ro. Hiểu công thức đòi hỏi phải lần theo từng phụ thuộc trong đầu, và điều đó làm cho việc thay đổi chậm và dễ sai sót.

Excel hiện đại cung cấp cho bạn những cách tốt hơn để cấu trúc cùng một logic mà không ép nó vào một dòng tính toán duy nhất.

LET và LAMBDA thay đổi cách xây dựng logic trong Excel

Cấu trúc thay thế việc lồng nhau

Một trong những thay đổi lớn nhất trong Excel hiện đại là không còn cần thiết phải lồng sâu để xây dựng logic tinh vi.

Hàm LET cho phép bạn lưu trữ các giá trị trung gian bên trong một công thức thay vì phải lặp lại chúng. Bạn định nghĩa một phép tính một lần, đặt tên cho nó và tái sử dụng trong toàn bộ biểu thức. Hãy tưởng tượng bạn đang tính lợi nhuận biên từ dữ liệu bán hàng. Trong một công thức truyền thống, bạn có thể phải tính lại doanh thu trừ chi phí nhiều lần:

=(SUMIFS(Sales[Revenue], Sales[Region], "North") - SUMIFS(Sales[Cost], Sales[Region], "North")) / SUMIFS(Sales[Revenue], Sales[Region], "North")

Vấn đề không phải là nó sai—mà là cùng một logic SUMIFS bị đánh giá nhiều lần. Nếu có gì thay đổi, bạn phải cập nhật nó ở ba nơi.

Viết lại sử dụng LET, logic được phân tách thành các bước rõ ràng:

=LET(
Revenue, SUMIFS(Sales[Revenue], Sales[Region], "North"),
Cost, SUMIFS(Sales[Cost], Sales[Region], "North"),
ProfitMargin, (Revenue - Cost) / Revenue,
ProfitMargin
)

Doanh thu và chi phí mỗi cái được tính một lần và tái sử dụng trong kết quả cuối cùng. Không có gì bị lặp lại, và mỗi phần đều có vai trò rõ ràng.

Ngược lại, hàm LAMBDA cho phép bạn biến logic lặp lại thành một hàm có thể tái sử dụng. Giả sử bạn thường xuyên tính doanh thu ròng trên nhiều bảng tính. Logic luôn giống nhau: doanh số trừ đi khoản hoàn tiền. Nếu không có LAMBDA, logic đó sẽ được sao chép sang nhiều bảng tính, và nếu phép tính thay đổi, bạn phải cập nhật nó ở mọi nơi.

Đóng gói logic đó trong một hàm LAMBDA có thể tái sử dụng, và nó có thể được sử dụng như một công thức tích hợp sẵn trong Excel.

Cùng nhau, LET và LAMBDA đưa Excel ra khỏi các biểu thức dài, dễ vỡ và hướng tới các khối xây dựng có thể tái sử dụng.

Các cột trợ giúp vẫn quan trọng trong bảng tính hiện đại

Sự đơn giản thông qua sự tách biệt, không phải nén

Vào một thời điểm nào đó, văn hóa Excel đã phát triển một quy tắc ngầm rằng công việc 'thực sự' diễn ra bên trong một công thức duy nhất. Mọi thứ phải được nén lại, bất kể độ phức tạp. Nhưng giả định này gây ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết.

Các cột trợ giúp biến logic ẩn thành các bước có thể thấy được. Mỗi giai đoạn của một phép tính trở thành thứ bạn có thể kiểm tra riêng, điều này giúp việc gỡ lỗi nhanh hơn và thay đổi an toàn hơn. Nhưng lợi ích lớn hơn là những gì điều này mở ra bên ngoài chính cột đó. Khi logic tồn tại trong một cột, nó trở thành một tập dữ liệu có thể tái sử dụng thay vì một phép tính ẩn bên trong công thức. Ví dụ, một cột trợ giúp tính doanh thu ròng hoặc doanh số điều chỉnh không chỉ là một bước thay thế—nó trở thành thứ bạn có thể tái sử dụng ở mọi nơi khác trong Excel mà không cần viết lại logic.

Điều đó mở ra một loạt các lợi ích thực tiễn mà mọi người thường bỏ qua:

• Thả kết quả trực tiếp vào PivotTables mà không cần xây dựng lại công thức.
• Lọc, sắp xếp và phân đoạn logic trung gian như bạn làm với dữ liệu tiêu chuẩn.
• Vẽ các giá trị dẫn xuất trên biểu đồ Excel mà không nhúng các phép tính vào công thức biểu đồ.
• Tái sử dụng các cột trong nhiều báo cáo thay vì sao chép logic.
• Kiểm toán các phép tính từng hàng thay vì dựa vào việc kiểm tra công thức.

Hầu hết các vấn đề với bảng tính không đến từ kết quả cuối cùng—chúng đến từ các biến đổi ẩn bên trong công thức và không bao giờ được kiểm tra. Các cột phụ tiết lộ trực tiếp những biến đổi đó, khiến toàn bộ sổ làm việc dễ giải thích hơn trong điều kiện thực tế.

Sự đơn giản là kỹ năng thực sự mạnh mẽ của Excel

Lời nói dối lớn nhất trong Excel là bạn nghĩ rằng các công thức của mình cần phải ấn tượng mới hiệu quả. Thực tế, những bảng tính chuyên nghiệp nhất là những bảng mà bất kỳ ai cũng có thể đọc, kiểm tra và tin tưởng. Vượt qua lối suy nghĩ về siêu công thức không phải là làm mọi thứ trở nên đơn giản hơn mà là xây dựng các hệ thống thực sự bền vững và không sụp đổ khi có thay đổi.

Nâng cấp thực sự trong quy trình làm việc Excel của bạn là học cách cấu trúc công việc như một hệ thống, và đặt tên các đối tượng giống như một nhà phát triển phần mềm là một trong những cách đơn giản nhất để giữ cấu trúc nguyên vẹn khi bảng tính phát triển.