Cách sử dụng cửa sổ Watch trong Excel để theo dõi các công thức chính và kết quả của chúng

Excel 101: bạn cập nhật một dữ liệu đầu vào, sau đó dành 10 phút tiếp theo nhảy giữa các tab để xem nó ảnh hưởng như thế nào đến dữ liệu chính của bạn. Sau đó bạn cập nhật một dữ liệu đầu vào khác, và lại lặp lại. Giá mà có một cách để thấy tác động ngay lập tức! May mắn cho bạn, Watch Window cho phép bạn làm chính xác điều đó, ngay cả khi công thức của bạn nằm trong các bảng tính hoặc workbook xa xôi. Đây là cách sử dụng công cụ thay đổi cuộc chơi này.

Cách kích hoạt và sử dụng Cửa sổ Watch

Thiết lập màn hình công thức cá nhân của bạn

Hãy coi Cửa sổ Theo dõi (có sẵn trong các phiên bản Excel trên máy tính để bàn) như một nguồn cấp dữ liệu camera cho các số liệu quan trọng trong sổ làm việc của bạn. Trong khi chế độ xem Excel của bạn mặc định chỉ giới hạn ở trang tính đang hoạt động, Cửa sổ Theo dõi tạo ra một bản tóm tắt liên tục của các ô cụ thể và luôn hiển thị trên màn hình của bạn. Nó hoạt động như một công cụ kiểm tra toàn cục — một ngăn riêng biệt theo dõi các ô được chỉ định, bất kể chúng có bị ẩn sau tab trang tính khác hay nằm sâu trong một tệp hoàn toàn khác.

Bắt đầu là đơn giản:

1. Nhấp vào Watch Window trong tab Formulas trên dải băng.
2. Trong cửa sổ xuất hiện, nhấp vào Thêm vào Theo dõi.
3. Chọn ô mục tiêu của bạn và nhấp vào Thêm. Trong trường hợp của tôi, ô B3 được tính dựa trên dữ liệu trong các tab khác trong sổ làm việc của tôi.
4. Ô bạn chọn bây giờ sẽ xuất hiện trong danh sách.

Bạn có thể tiếp tục thêm các ô vào Cửa sổ Giám sát khi cần — bạn không bị giới hạn chỉ một ô. Hơn nữa, bạn có thể chọn một dãy ô và thêm tất cả cùng một lúc. Ví dụ, nếu bạn có một bảng tóm tắt với nhãn ở một cột và giá trị ở cột bên cạnh, bạn có thể chọn tất cả các ô giá trị và thêm chúng hàng loạt. Excel sẽ tạo các mục giám sát riêng biệt cho từng ô, giúp bạn không phải thêm từng ô một.

Danh sách vẫn hiển thị và hoạt động khi bạn chuyển đổi giữa các tab khác nhau hoặc thậm chí nhảy sang một sổ làm việc hoàn toàn khác—bạn có thể điền một Cửa sổ Giám sát duy nhất với các ô từ nhiều bảng tính và tệp khác nhau để tạo ra một danh sách giám sát tổng hợp. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng nếu bạn đóng một sổ làm việc có chứa các ô đang giám sát, những mục đó sẽ biến mất khỏi danh sách. Tuy nhiên, ngay khi bạn mở lại sổ làm việc đó, các mục sẽ tự động xuất hiện trở lại trong danh sách chính xác tại vị trí bạn đã để chúng.

Cách ghim cửa sổ Đồng hồ

Đặt trình kiểm tra phù hợp với quy trình làm việc của bạn

Khi bạn lần đầu kích hoạt Cửa sổ Giám sát, nó sẽ nổi trên các ô của bạn. Mặc dù hữu ích, nhưng nó có thể nhanh chóng cản trở việc nhập dữ liệu và phân tích của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn nhấp và kéo nó lên đầu, cuối, bên trái hoặc bên phải màn hình, nó sẽ được ghim vào vị trí, khiến nó cảm thấy như một phần tự nhiên của quy trình làm việc thay vì một cửa sổ bật lên phiền phức. Cá nhân tôi thường ghim nó xuống cuối để có thêm chiều rộng hiển thị chi tiết ô mà không chiếm quá nhiều không gian bảng tính.

Các phạm vi được đặt tên là tiêu chuẩn vàng để theo dõi

Các ô và bảng thô có thể gây nhầm lẫn

Để tận dụng tối đa Cửa sổ Theo dõi, bạn không nên chỉ xem các tọa độ ô thô như $B$1 hoặc các ô bên trong một bảng đã định dạng. Các tham chiếu ô không có bối cảnh thì ít có ý nghĩa, và các tham chiếu bảng có cấu trúc nhìn giống nhau đối với mọi hàng trong một cột. Ngay cả khi bạn gán một tên cho một ô trong bảng, việc sắp xếp sẽ di chuyển dữ liệu, nhưng tên vẫn gắn với vị trí ban đầu—mà một vị trí đó có thể không còn chứa dữ liệu như mong đợi nữa.

Phương pháp mạnh mẽ nhất là tạo các ô tóm tắt riêng trên một sheet Báo cáo mà trích xuất dữ liệu từ các bảng của bạn. Khi bạn đặt tên xác định cho ô đó (ví dụ như Grand_Total) bằng cách sử dụng Hộp Tên bên trái Thanh Công thức, Cửa sổ Giám sát sẽ hiển thị nhãn đó trong cột Tên. Điều này biến cửa sổ của bạn từ một danh sách các địa chỉ ngẫu nhiên gây rối trở thành một bảng điều khiển rõ ràng, dễ đọc, nơi bạn có thể kiểm tra các điểm dữ liệu quan trọng nhất chỉ với một cái nhìn.

Cách cửa sổ Watch khác với các tính năng khác của Excel

Tại sao không chỉ sử dụng công cụ Đóng băng Ô hoặc Cửa sổ Mới?

Nơi mà Cửa sổ Giám sát thực sự tỏa sáng là ở cách nó vượt trội hơn so với tính năng Đóng băng Panes phổ biến hơn. Đóng băng Panes là cục bộ trong bảng tính, nghĩa là chúng được cố định vật lý tại các tọa độ cụ thể. Nếu bạn chuyển tab, dữ liệu đã đóng băng của bạn sẽ biến mất. Cửa sổ Giám sát là một yếu tố giao diện người dùng toàn cục, theo bạn bất cứ nơi nào bạn đi.

Nó cũng là một lựa chọn nhẹ nhàng hơn nhiều so với công cụ Cửa Sổ Mới. Trong khi việc mở cửa sổ thứ hai của cùng một sổ làm việc cho phép bạn xem hai trang tính cùng lúc, nó chiếm nhiều không gian màn hình và buộc bạn phải xử lý các cửa sổ chồng lên nhau. Cửa Sổ Xem Giám Sát mang lại cho bạn khả năng xem nhiều trang tương tự nhưng được gói gọn trong một thanh bên tổ chức. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chỉnh sửa một lúc hai thẻ bảng tính, công cụ Cửa Sổ Mới chính là thứ bạn sẽ cần.

Làm chủ quy trình làm việc của Cửa sổ Watch

Những mẹo cuối cùng để nâng cao hiệu quả

Một khi bạn bắt đầu sử dụng Cửa sổ Theo dõi, có khả năng bạn sẽ muốn giữ nó luôn ở bên. Dưới đây là một vài mẹo cuối cùng để quản lý bảng điều khiển mới của bạn như một chuyên gia:

• Tìm hiểu phím tắt: Nhấn Alt+M+W để bật tắt cửa sổ ngay lập tức. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhanh chóng gọi nó lên khi nhập liệu hoặc phân tích và ẩn nó đi khi bạn cần không gian màn hình trở lại.
• Đi tới dữ liệu của bạn: Nhấp đúp vào một ô đã theo dõi trong danh sách để nhảy thẳng đến vị trí của nó trong sổ làm việc.
• Sử dụng nó như một công cụ chẩn đoán: Nếu bạn xóa một hàng hoặc thay đổi một tham chiếu khiến phép tính bị hỏng, một lỗi #REF! sẽ ngay lập tức xuất hiện trong Cửa sổ Giám sát. Điều này giúp bạn phát hiện sai sót và nhanh chóng nhấn Ctrl+Z trước khi bạn rời khỏi bảng tính mà bạn đang làm việc.
• Tránh quá tải thông tin: Bạn có thể thêm bao nhiêu ô tùy thích (giới hạn thực sự duy nhất là tài nguyên hệ thống của bạn), nhưng hãy nhớ: mục tiêu là sự rõ ràng. Nếu bạn thêm quá nhiều ô, bạn sẽ phải cuộn qua cửa sổ chỉ để tìm chỉ số mà bạn đang tìm kiếm—về cơ bản là tái tạo lại vấn đề mà bạn đã cố gắng giải quyết ngay từ đầu.
• Giữ cho sạch sẽ: Hãy coi cửa sổ như một không gian làm việc tạm thời. Khi bạn hoàn thành một cuộc kiểm toán hoặc nhiệm vụ cụ thể, hãy chọn các đồng hồ theo dõi của bạn và nhấp vào Xóa Đồng Hồ Theo Dõi để giữ danh sách không bị lộn xộn cho dự án tiếp theo của bạn.

Những ngày phải lặp đi lặp lại việc di chuyển để quan sát dữ liệu đã kết thúc khi bạn để Cửa sổ Giám sát theo dõi các công thức xa của mình cho bạn. Vòng phản hồi theo thời gian thực này thực sự nổi bật nếu bạn sử dụng một thiết lập sổ làm việc ba thẻ có hệ thống, giữ các dữ liệu nhập, logic và kết quả tách biệt. Việc sắp xếp mọi thứ một cách gọn gàng trong khi giữ những điểm dữ liệu quan trọng nhất trong tầm nhìn là con đường tốt nhất để có một sổ làm việc hiệu quả—và quan trọng nhất, là một bản thân bạn hiệu quả.