4 dịch vụ đăng ký Microsoft mà bạn có thể dễ dàng thay thế bằng các ứng dụng mã nguồn mở miễn phí

Vào đầu năm nay, tôi đã ngừng thanh toán cho Microsoft 365. Lý do tôi hủy đăng ký rất đơn giản: tôi không sử dụng nó một cách tối đa, và qua nhiều năm, tôi đã tìm thấy những lựa chọn thay thế tốt hơn cho hầu hết những gì mà nó cung cấp. Ví dụ, tôi đã thay Word bằng Obsidian làm ứng dụng viết mặc định của mình, và tôi đã không mở Word trong vài tháng.

Microsoft 365 không phải là dịch vụ trả phí duy nhất mà tôi đã loại bỏ khỏi quy trình làm việc của mình. Trong khoảng một năm trở lại đây, tôi cũng đã thay thế phần còn lại của bộ Office, OneDrive và Outlook bằng các ứng dụng mã nguồn mở miễn phí có thể làm cùng công việc mà không phải trả phí định kỳ. Dưới đây là bốn dịch vụ Microsoft mà tôi không còn trả tiền nữa, và các công cụ mã nguồn mở mà tôi đang sử dụng thay thế.

Đá núi lửa

Một công cụ thay thế miễn phí, ưu tiên markdown cho Word

Nếu bạn chủ yếu sử dụng Word để viết và đồng bộ nhanh giữa các thiết bị, Obsidian thì khó mà vượt qua. Nó về mặt kỹ thuật không phải mã nguồn mở, nhưng hoàn toàn miễn phí cho việc sử dụng cá nhân, và nó tốt đến mức tôi phải đưa nó vào danh sách này. Ứng dụng mở gần như ngay lập tức trên PC Windows của tôi, trong khi Word vẫn mất vài giây để khởi động trên cùng một máy.

Chiến thắng lớn hơn đối với tôi là Obsidian sử dụng định dạng Markdown, nghĩa là mọi ghi chú tôi viết đều là tệp văn bản .md thuần túy. Tôi có thể định dạng tiêu đề, danh sách, chữ in đậm và liên kết bằng cú pháp đơn giản, và tệp vẫn có thể đọc được trong bất kỳ trình soạn thảo văn bản nào. Nếu tôi mở một tệp .md trong trình duyệt bằng trình xem Markdown, định dạng sẽ hiển thị chính xác như một cách mong muốn. Không có nguy cơ bị khóa vào định dạng độc quyền như .docx.

Khả năng di động đó là lý do tại sao tôi đã từ bỏ Word để dùng một hệ thống viết dựa trên Markdown ngay từ đầu. Ghi chú của tôi hoạt động trên bất kỳ trình soạn thảo nào trên mọi hệ điều hành, và tôi có thể dán chúng vào CMS mà không mất cấu trúc. Obsidian cũng lưu trữ mọi thứ cục bộ, nên tôi không phải trả tiền đăng ký chỉ để truy cập các tệp của riêng mình.

LibreOffice

Một bộ Office đầy đủ có thể chạy ngoại tuyến

Obsidian thay thế Word để viết, nhưng nó không thể mở bảng tính hoặc tạo bài thuyết trình. Đó là lúc LibreOffice xuất hiện. Đây là một bộ ứng dụng văn phòng miễn phí và mã nguồn mở bao gồm Writer cho tài liệu, Calc cho bảng tính, Impress cho bài thuyết trình, Draw cho sơ đồ, Base cho cơ sở dữ liệu, và Math cho công thức. Cùng nhau, những công cụ này bao phủ gần như tất cả những gì Microsoft 365 cung cấp trên máy tính để bàn.

LibreOffice chạy nguyên bản trên Windows, macOS và Linux. Thậm chí còn có một phiên bản di động mà bạn có thể mang theo trên ổ USB, rất tiện khi bạn cần làm việc trên máy tính của người khác mà không cần cài đặt bất cứ thứ gì. Nó mở các tệp .docx, .xlsx và .pptx mà không gặp nhiều khó khăn, mặc dù các tài liệu được định dạng phức tạp trao đổi qua lại giữa LibreOffice và Microsoft Office đôi khi có thể gặp một số vấn đề nhỏ về hiển thị.

Các đánh đổi là thực tế và đáng để biết trước khi bạn chuyển đổi. Không có đồng bộ đám mây tích hợp sẵn hay cộng tác thời gian thực như Microsoft 365, ứng dụng di động cho Android vẫn đang ở giai đoạn thử nghiệm, và không có hỗ trợ khách hàng chính thức, chỉ có các diễn đàn cộng đồng. Nhưng đối với việc viết offline, lập ngân sách và thỉnh thoảng làm slide, LibreOffice đã là đủ cho hầu hết mọi người, và nó không yêu cầu thẻ tín dụng hay xây dựng hồ sơ từ hoạt động của tôi.

Nextcloud

Tự lưu trữ OneDrive của bạn trên máy chủ tại nhà

OneDrive tiện lợi vì nó được tích hợp sẵn trong Windows và liên kết một cách gọn gàng với phần còn lại của Microsoft 365. Nhược điểm là hóa đơn lưu trữ định kỳ, và thực tế rằng tất cả các tập tin cá nhân của tôi đều nằm trên máy chủ của Microsoft. Nextcloud giải quyết cả hai vấn đề bằng cách cho phép tôi chạy đám mây của riêng mình trên phần cứng mà tôi đã sở hữu.

Nextcloud là một nền tảng mã nguồn mở mà tôi lưu trữ bằng Docker trên một máy chủ gia đình nhỏ. Các tập tin nằm trên đĩa của riêng tôi, nhưng tôi vẫn có thể truy cập chúng từ xa qua trình duyệt web hoặc client đồng bộ, giống như OneDrive. Client chính thức của Nextcloud có sẵn trên Windows, macOS, Linux, iOS và Android, vì vậy các thiết bị của tôi luôn được đồng bộ một cách tự động mà không cần chạm tới dịch vụ đám mây của bên thứ ba. Để kết nối một thiết bị, tôi mở client, chọn Đăng nhập, nhập địa chỉ máy chủ của tôi và đăng nhập bằng thông tin xác thực mà tôi đã thiết lập trong quá trình triển khai.

Không thể phủ nhận rằng việc thiết lập mất một chút công sức vào lần đầu tiên. Bạn sẽ cần cài đặt Docker, triển khai hình ảnh Nextcloud, thiết lập thư mục đồng bộ và cấu hình các miền tin cậy. Tôi sẽ nói đây là một dự án cho cuối tuần hơn là một nhiệm vụ ba mươi phút. Nhưng một khi nó hoạt động, kết hợp Nextcloud với Google Drive cho lưu trữ đám mây lai mang lại quyền kiểm soát cục bộ mà bạn muốn mà không mất đi mạng an toàn của việc sao lưu ngoại vi.

Mailspring

Một lựa chọn thay thế hiện đại, mã nguồn mở cho Outlook

Lần đăng ký cuối cùng tôi thay thế là Outlook. Outlook mới cho Windows chuyển tiếp các tài khoản không thuộc Microsoft như Gmail thông qua các máy chủ của chính Microsoft, điều mà tôi không cảm thấy thoải mái đối với email cá nhân. Giao diện cũng bị lộn xộn với các dịch vụ Microsoft được quảng bá và quảng cáo bên trong danh sách tin nhắn, và không có hộp thư thống nhất thích hợp nếu bạn quản lý nhiều tài khoản.

Mailspring sửa hầu hết mọi thứ miễn phí. Trình khách email trên máy tính để bàn mã nguồn mở này cung cấp giao diện bốn cột sạch sẽ và một hộp thư đến thực sự thống nhất, gom tất cả các tài khoản vào một chế độ xem theo thứ tự thời gian, cùng với các chủ đề nền tối tích hợp sẵn. Tôi đã thử Thunderbird trước, nhưng giao diện của nó cảm thấy hơi lỗi thời, trong khi Mailspring trông gần gũi hơn với các trình khách email tinh tế mà tôi đã quen.

Điều làm Mailspring thực sự nổi bật là các tính năng năng suất. Tôi có thể tạm hoãn email, lên lịch Gửi Sau cho các tin nhắn mà tôi muốn gửi qua đêm, và đặt nhắc nhở nếu người nhận chưa trả lời trong vài ngày. Ngoài ra còn có tính năng dịch email cho khoảng 100 ngôn ngữ và bảng điều khiển phân tích theo dõi tỷ lệ mở và tỷ lệ phản hồi, điều này đã hữu ích cho việc theo dõi tiếp.

Hầu hết các tính năng hoạt động ở gói miễn phí, nhưng với Mailspring Pro khoảng 8 đô la mỗi tháng, bạn có thể mở khóa sử dụng không giới hạn các tính năng theo dõi và hoãn. Dù sao đi nữa, tôi đang trả ít hơn so với tôi đã trả cho Outlook qua Microsoft 365, và thông tin đăng nhập của tôi vẫn nằm trên máy của riêng tôi thay vì được chuyển qua máy chủ của người khác.

Đáng để chuyển đổi, nhưng với những kỳ vọng thực tế

Thay thế bốn dịch vụ của Microsoft bằng các ứng dụng mã nguồn mở không phải là việc thay thế trực tiếp. Nextcloud mất một cuối tuần để thiết lập, LibreOffice vẫn gặp sự cố với một số tài liệu Word, và các tính năng theo dõi của Mailspring cần được sử dụng cẩn thận vì các quy định GDPR. Không công cụ nào trong số này là sự thay thế hoàn hảo, trực tiếp cho những gì Microsoft cung cấp, và sẽ là không khôn ngoan nếu giả vờ rằng nó là như vậy.

Nhưng những gì tôi đã có được là quyền kiểm soát hoàn toàn các tệp của mình, không phải trả các hóa đơn định kỳ và phần mềm không liên tục thúc giục tôi sử dụng Copilot hoặc một dịch vụ bán thêm khác. Nếu bạn phụ thuộc nhiều vào hợp tác theo thời gian thực, SharePoint hoặc Teams, việc gắn bó với Microsoft 365 vẫn là hợp lý. Nhưng nếu quy trình làm việc của bạn chủ yếu là viết cá nhân, lưu trữ tệp và email, sự kết hợp giữa Obsidian, LibreOffice, Nextcloud và Mailspring này đã xử lý tất cả những gì tôi từng trả tiền cho Microsoft, và còn hơn thế nữa.