Bạn đang không sử dụng chức năng tìm kiếm của Excel đúng cách — và điều đó đang làm mất thời gian của bạn

Không thể tìm thấy những gì bạn đang tìm trong một bảng tính Excel? Nếu bạn đang cuộn thủ công hoặc liên tục nhấn Ctrl+F, bạn đang lãng phí thời gian. Excel có những cách nhanh hơn để xác định dữ liệu lộn xộn — và một khi bạn bắt đầu sử dụng chúng, bạn sẽ không quay lại cách cũ.

Việc cuộn thủ công và tìm kiếm cơ bản đang làm giảm hiệu quả làm việc trên bảng tính của bạn

Từ bỏ thói quen tìm kiếm chậm

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Excel, bạn có thể thấy mình nắm chặt chuột và kéo thanh cuộn xuống qua hàng nghìn hàng, hy vọng mắt bạn sẽ bắt gặp một SKU, số hóa đơn, hoặc tên của một người cụ thể. Đây là một trong những thói quen Excel phổ biến nhất, và nó lãng phí một lượng thời gian khổng lồ. Ngoài sự tẻ nhạt, việc quét thủ công cũng làm tăng khả năng bỏ sót giá trị chính xác mà bạn cần.

Khi việc cuộn trang thất bại, bạn có thể phải quay lại một tìm kiếm đơn giản. Bạn mở hộp thoại Tìm và Thay thế (Ctrl+F), gõ một từ hoặc cụm từ, và mong Excel tìm thấy ngay lập tức. Vấn đề là dữ liệu thực tế hiếm khi hoàn hảo. Một tìm kiếm thông thường có thể thất bại nếu có một khoảng trắng lạ trong mã số một chuỗi hoặc một lỗi chính tả trong tên. Mặt khác, nếu bạn không chắc về mẫu chính xác, bạn sẽ phải đoán và kiểm tra nhiều lần.

Cách tiếp cận cứng nhắc này buộc bạn phải quét dữ liệu bằng tay thay vì thu hẹp tìm kiếm một cách hiệu quả. Để tăng tốc quy trình làm việc của bạn, bạn cần ngừng phụ thuộc vào các kết quả khớp hoàn hảo và bắt đầu sử dụng các công cụ linh hoạt hơn của Excel.

Sử dụng ký tự đại diện để tìm dữ liệu không nhất quán nhanh hơn

Làm chủ dấu hoa thị và dấu hỏi

Một trong những cách nhanh nhất để cải thiện việc tìm kiếm trong Excel là hiểu các ký tự đại diện. Ký tự đại diện là các biểu tượng giữ chỗ cho phép Excel tìm kiếm qua các mẫu dữ liệu không nhất quán thay vì các chuỗi văn bản chính xác. Khi bạn học chúng, bạn có thể sử dụng chúng trong bộ lọc, Tìm và Thay thế, và một số hàm của Excel.

Wildcard hữu ích nhất là dấu sao (*), đại diện cho bất kỳ số lượng ký tự nào. Gõ Proj* vào trường tìm kiếm có thể trả về kết quả như "Project Alpha," "Project_B," hoặc "Projected Revenue." Tương tự, tìm kiếm *2026 sẽ tách ra các mục kết thúc bằng năm đó.

Để khớp chính xác hơn, hãy sử dụng dấu chấm hỏi (?), đại diện cho đúng một ký tự. Tìm kiếm Sm?th sẽ trả về cả "Smith" và "Smyth," điều này hữu ích để phát hiện các biến thể chính tả hoặc sự không nhất quán về định dạng.

Bạn cũng có thể kết hợp nhiều dấu hỏi để nhắm mục tiêu số lượng ký tự nghiêm ngặt. Ví dụ, ???-??? sẽ khớp với các giá trị được cấu trúc thành hai nhóm ba ký tự được ngăn cách bằng dấu gạch ngang, như mã phòng ban hoặc mã sản phẩm.

Hộp thoại Tìm: Khám phá các tùy chọn và phím tắt ẩn

Sử dụng cài đặt tìm kiếm nâng cao để cải thiện độ chính xác

Khi bạn bắt đầu sử dụng ký tự đại diện, hộp thoại Tìm và Thay thế tiêu chuẩn trở nên hữu ích hơn nhiều. Thay vì tìm kiếm các chuỗi văn bản cứng nhắc, bạn có thể kết hợp ký tự đại diện với các cài đặt tìm kiếm nâng cao của Excel để quét các tập dữ liệu lớn hiệu quả hơn.

Hầu hết mọi người không bao giờ nhấn nút Tùy chọn, nhưng menu này thay đổi đáng kể cách các tìm kiếm hoạt động. Một trong những cài đặt quan trọng nhất là menu thả xuống Tìm trong. Tùy thuộc vào cài đặt tìm kiếm hiện tại của bạn, Excel có thể tìm kiếm công thức thay vì giá trị hiển thị. Ví dụ, nếu một ô chứa =150+50, tìm kiếm "200" sẽ không trả về ô đó vì Excel đang quét công thức chứ không phải kết quả đã tính. Chuyển Tìm trong sang Giá trị buộc Excel tìm kiếm những gì hiển thị trên bảng tính.

Bạn cũng có thể mở rộng việc tìm kiếm ra ngoài một bảng tính duy nhất bằng cách thay đổi tùy chọn Within từ Sheet sang Workbook. Kết hợp với các ký tự đại diện, điều này mang đến cho bạn một tính năng tìm kiếm toàn cầu mạnh mẽ và linh hoạt.

Một tính năng khác thường bị bỏ qua là nút Tìm Tất Cả. Thay vì duyệt qua từng kết quả khớp một, Excel tạo ra một danh sách kết quả hiển thị tên trang tính, tham chiếu ô và giá trị khớp, điều này đặc biệt hữu ích khi kiểm tra dữ liệu trước khi thực hiện các chỉnh sửa hàng loạt.

Chuyển sang tab Thay thế (hoặc nhấn Ctrl+H thay vì Ctrl+F) sẽ mở khóa nhiều công cụ tiết kiệm thời gian hơn. Ví dụ, nếu dữ liệu dán vào chứa các ngắt dòng không mong muốn bên trong các ô, hãy nhấp vào hộp Tìm gì và nhấn Ctrl+J. Mặc dù không có gì xuất hiện về mặt hình ảnh, Excel sẽ chèn một ký tự ngắt dòng ẩn, sau đó bạn có thể thay thế bằng một dấu cách để chuyển văn bản xếp chồng thành các chuỗi ngang sạch sẽ.

Bộ lọc tìm kiếm: Cô lập các khối dữ liệu ngay lập tức

Nén các tập dữ liệu lớn trong vài giây

Trong khi Tìm và Thay thế di chuyển giữa các ô khớp từng cái một, hộp tìm kiếm bộ lọc của Excel có thể tách riêng toàn bộ nhóm hàng cùng lúc. Đây là một trong những cách nhanh nhất để làm việc với các tập dữ liệu lớn.

Khi bạn chuyển đổi bộ dữ liệu của mình sang bảng Excel, các nút lọc sẽ được thêm vào hàng tiêu đề theo mặc định. Mặt khác, nếu bạn đang làm việc với một phạm vi thông thường, hãy nhấp vào bên trong dữ liệu của bạn và nhấn Ctrl+Shift+L để xem các nút tương tự. Khi bạn nhấp vào một trong số này, bạn sẽ thấy một hộp tìm kiếm tích hợp phía trên danh sách kiểm tra bộ lọc.

Gõ văn bản hoặc các mẫu ký tự đại diện vào hộp này sẽ lọc bộ dữ liệu. Ví dụ, tìm kiếm *o?t* có thể thu hẹp một cột xuống các mục chứa "north" và "south," vốn chứa một chữ "o" theo sau bởi chữ "t." Bạn cũng có thể sử dụng menu Bộ lọc Văn bản để có các điều kiện nâng cao hơn.

Tìm kiếm công thức: Phân tích ô tự động và khớp chính xác

Sử dụng FIND và SEARCH để tự động phân tích văn bản bên trong các ô

Nếu bạn muốn Excel phản ứng tự động với các mẫu văn bản mà không cần mở menu tìm kiếm thủ công, bạn có thể chuyển sang tìm kiếm dựa trên công thức bằng cách sử dụng các hàm FIND và SEARCH. Chúng sẽ kiểm tra nội dung của ô và trả về vị trí bắt đầu của văn bản khớp.

Mặc dù chúng trông giống nhau, nhưng chúng có hành vi rất khác nhau:

• Hàm SEARCH không phân biệt chữ hoa chữ thường và hỗ trợ ký tự đại diện để tìm kiếm văn bản linh hoạt. Ví dụ, =SEARCH("b*g",[@Item]) sẽ tìm các chuỗi văn bản như "bag," "beg," "big," "bog," và "bug," bất kể chữ hoa hay chữ thường. Điều này làm cho nó hữu ích cho các bộ dữ liệu không đồng nhất và tìm kiếm văn bản một phần.
• Hàm FIND hoàn toàn phân biệt chữ hoa chữ thường và không hỗ trợ ký tự đại diện. Nếu bạn gõ =FIND("PROJ",[@Project]), nó sẽ chỉ khớp nếu văn bản được viết hoàn toàn bằng chữ hoa. Đây là công cụ lý tưởng để tìm các số phần nghiêm ngặt, ID phân biệt chữ hoa chữ thường, hoặc xuất hệ thống chính xác nơi việc viết hoa xác định ý nghĩa.

Sử dụng thói quen tìm kiếm mới của bạn để nắm vững các chức năng nâng cao của bảng tính

Cuộn thủ công và tìm kiếm cơ bản làm bạn chậm lại khi Excel có thể làm được nhiều hơn. Các ký tự đại diện, cài đặt Tìm kiếm nâng cao, bộ lọc và các hàm văn bản biến các bảng tính khổng lồ thành các bộ dữ liệu dễ quản lý gần như ngay lập tức. Để xây dựng một luồng công việc nhanh hơn nữa, hãy học một vài thủ thuật Tìm và Thay nâng cao trong Excel để sửa các đường dẫn công thức bị hỏng, thay đổi các biến thể định dạng và xóa định dạng ô hàng loạt.