Bạn không cần Microsoft Word nữa, 4 ứng dụng miễn phí này chứng minh điều đó

Tôi luôn tìm kiếm các công cụ viết phù hợp với cách tôi làm việc, chứ không phải những công cụ cố gắng áp đặt một quy trình làm việc. Microsoft Word vẫn hoàn thành công việc, nhưng nó cố gắng làm tất cả mọi thứ cùng một lúc, và điều đó thường khiến nó cảm giác nặng nề hơn mức cần thiết cho việc viết hàng ngày. Và nếu tôi có thể tránh một khoản đăng ký hàng tháng khác trong quá trình này, điều đó còn tuyệt hơn.

Sau khi viết về trải nghiệm chuyển sang LibreOffice Writer, tôi bắt đầu suy nghĩ về việc một sự thay thế thực sự cho Word sẽ trông như thế nào. Không chỉ có một bản thay thế duy nhất cho Word. Các công cụ khác nhau sẽ hoạt động tốt hơn tùy thuộc vào cách bạn viết, cho dù đó là xử lý các tài liệu dài, duy trì tập trung, hay tổ chức ý tưởng theo một cách hoàn toàn khác. Bốn ứng dụng miễn phí, mã nguồn mở này đều đa nền tảng và có cách tiếp cận khác nhau, và tùy thuộc vào cách bạn viết, một trong số chúng có thể phù hợp hơn cả Word.

LibreOffice Writer

Tốt nhất nếu bạn muốn một sự thay thế hoàn toàn mà không làm thay đổi cách bạn viết

Đối với tôi, LibreOffice Writer là nơi dễ bắt đầu nhất vì nó cảm giác quen thuộc nhất. Nếu bạn đến từ Word, hầu như không có đường cong học tập nào. Bạn vẫn có một trình soạn thảo đầy đủ với các kiểu, định dạng, mẫu và mọi thứ bạn mong đợi cho những tác phẩm dài hơn. Nó mở và lưu các tệp Word một cách dễ dàng, và đối với hầu hết các công việc viết hằng ngày, nó bao quát cùng một phạm vi mà không buộc bạn phải đăng ký hoặc vào một hệ sinh thái nào.

Điều làm tôi ấn tượng khi tôi chuyển sang là nó làm tất cả những điều đó mà không cố gắng liên tục kéo bạn vào cái gì khác. Đây là một ứng dụng ưu tiên cục bộ, miễn phí, và tập trung vào việc thực sự viết tài liệu thay vì thúc đẩy các tính năng đám mây hoặc bán thêm. Nó có thể xử lý mọi thứ từ bản nháp nhanh đến tài liệu đầy đủ với mục lục, định dạng và các tùy chọn xuất như PDF hoặc EPUB khi bạn cần.

Đó thực sự là lý do tại sao nó hoạt động như một sự thay thế cho Word. Bạn không từ bỏ gì cho các nhiệm vụ viết thông thường, bạn chỉ đang loại bỏ những phần thừa thãi. Hợp tác không thực sự là điểm mạnh của nó, và các tập tin Word rất phức tạp vẫn có thể gặp các vấn đề về định dạng, nhưng đối với hầu hết các quy trình làm việc, điều đó hiếm khi quan trọng. Nếu quy trình làm việc của bạn vẫn xoay quanh các tài liệu truyền thống, LibreOffice Writer là thứ gần giống nhất với "Word nhưng không phải của Microsoft," và đối với nhiều người, đó là tất cả những gì họ cần.

Tài liệu OnlyOffice

Tốt nhất cho hợp tác mà không cần Google Docs

OnlyOffice Docs có mặt trong danh sách này vì nó giải quyết một trong những khoảng trống lớn nhất mà các công cụ như LibreOffice để lại: hợp tác. Nếu việc viết của bạn không hoàn toàn solo, đây là nơi mọi thứ bắt đầu thay đổi. OnlyOffice được xây dựng để làm việc cùng người khác, với chỉnh sửa thời gian thực, bình luận, lịch sử phiên bản và trải nghiệm mượt mà hơn khi nhiều người chỉnh sửa cùng một tài liệu cùng lúc. Nó cũng thường xử lý định dạng Microsoft Office tốt hơn, điều này quan trọng nếu bạn đang chia sẻ các tệp phức tạp qua lại với người dùng Word.

Nó cũng đang được phát triển tích cực, với các bản cập nhật thường xuyên cải thiện khả năng tương thích và hiệu suất mà không liên tục thay đổi cách ứng dụng hoạt động. Bạn có thể sử dụng nó trên đám mây, tự lưu trữ, hoặc chạy cục bộ tùy thuộc vào mức độ kiểm soát mà bạn muốn. Nó miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân, với các cấp trả phí hướng nhiều hơn tới các nhóm và doanh nghiệp cần các tính năng cộng tác nâng cao hoặc các thiết lập tự lưu trữ lớn hơn.

Đây là lựa chọn phù hợp hơn nếu quy trình làm việc của bạn liên quan đến hợp tác, tài liệu chia sẻ, hoặc bất cứ thứ gì tồn tại ngoài máy của bạn. LibreOffice rất tuyệt khi bạn làm việc một mình, nhưng OnlyOffice hợp lý hơn khi các tài liệu là một phần của quy trình làm việc nhóm và bạn vẫn muốn tránh phụ thuộc vào Google Docs hoặc phải trả tiền cho Microsoft 365.

FocusWriter

Tốt nhất cho việc viết không bị phân tâm

FocusWriter có mặt trong danh sách này vì nó áp dụng phương pháp ngược lại so với các công cụ như LibreOffice và OnlyOffice. Thay vì cố gắng xử lý mọi nhiệm vụ tài liệu có thể, nó loại bỏ tất cả trở lại hành động viết. Khi bạn mở nó, bạn sẽ được đưa vào một môi trường toàn màn hình mà không có thanh ribbon, không có bảng điều khiển, và không có gì làm bạn phân tâm khỏi trang. Đây là một trải nghiệm rất khác, và nếu bạn từng cảm thấy bị chậm lại bởi giao diện của Word, nó có thể là một sự thay đổi đáng ngạc nhiên.

Nó không được cập nhật thường xuyên như những thứ như OnlyOffice, nhưng nó ổn định, trưởng thành và thực hiện chính xác những gì nó được cho là làm mà không liên tục thay đổi. Bạn sẽ không có các tính năng cộng tác, định dạng phức tạp, hoặc khả năng tương thích sâu với Word. Đó chính là mục đích. FocusWriter làm một việc tốt hơn cả LibreOffice hoặc OnlyOffice: nó giúp bạn tập trung vào việc thực sự viết thay vì quản lý một tài liệu.

Điều này hoạt động tốt nhất cho các quy trình làm việc cá nhân nơi mục tiêu là viết ra từ ngữ mà không gặp trở ngại. Soạn thảo, viết dài, nhật ký, hoặc bất cứ việc gì mà sự tập trung quan trọng hơn việc định dạng. Nó không thay thế Word trong mọi tình huống, nhưng trong giai đoạn viết, nó có thể là công cụ tốt hơn.

Joplin

Tốt nhất nếu bạn thực sự không cần một trình soạn thảo tài liệu truyền thống

Joplin có trong danh sách này vì nó thách thức ý tưởng rằng bạn cần một trình xử lý văn bản truyền thống. Thay vì làm việc trong các tài liệu dài đã được định dạng, Joplin được xây dựng xoay quanh các ghi chú và Markdown. Điều đó có thể nghe có vẻ hạn chế lúc đầu, nhưng với nhiều nhà văn, nó thực sự linh hoạt hơn. Bạn có thể chia ý tưởng của mình thành các phần nhỏ hơn, tổ chức chúng theo cách bạn muốn, và vẫn có thể xuất hoặc định dạng chúng sau khi cần. Nó được phát triển tích cực với các bản cập nhật thường xuyên, và có một hệ sinh thái plugin mạnh mẽ cho phép bạn mở rộng nó theo những cách mà hầu hết các trình soạn thảo tài liệu không thể.

Điều mà nó làm tốt hơn các công cụ như LibreOffice, OnlyOffice, hoặc thậm chí FocusWriter là về tổ chức và kiểm soát. Bạn không bị gắn bó với một tài liệu duy nhất, bạn đang làm việc với một hệ thống các ghi chú có thể phát triển theo thời gian. Nó cũng hỗ trợ đồng bộ hóa giữa các thiết bị, bao gồm các tùy chọn tự lưu trữ, điều này giúp bạn kiểm soát dữ liệu một cách tốt hơn so với hầu hết các công cụ ưu tiên điện toán đám mây. Bạn sẽ không có cộng tác theo thời gian thực như OnlyOffice, và nó không được thiết kế cho việc định dạng tài liệu chuyên nghiệp hoặc xuất trực tiếp sang định dạng Word như LibreOffice, nhưng đó thực sự không phải là mục tiêu.

Điều này hoạt động tốt nhất cho các quy trình làm việc mà việc viết lách là một phần của một hệ thống lớn hơn. Nghiên cứu, bản nháp, ghi lại ý tưởng, tài liệu, bất cứ thứ gì mà bạn liên tục xây dựng và hoàn thiện theo thời gian thay vì tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh chỉ trong một lần. Nếu quy trình của bạn đã thiên về ghi chú thay vì tài liệu, Joplin có thể thay thế nhiều hơn là chỉ Word.

Chọn công cụ phù hợp với cách bạn viết

Bạn không cần Microsoft Word để viết nữa, bạn chỉ cần công cụ phù hợp với cách bạn làm việc. Nếu bạn muốn thứ gì đó quen thuộc, LibreOffice sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn mà không cần đăng ký. Nếu sự cộng tác quan trọng, OnlyOffice có ý nghĩa hơn. Nếu bạn đang cố gắng tập trung, FocusWriter loại bỏ mọi thứ chỉ còn những yếu tố cơ bản. Và nếu quy trình làm việc của bạn xoay quanh ghi chú và ý tưởng thay vì tài liệu, Joplin có thể phù hợp hơn bất kỳ trình soạn thảo truyền thống nào. Vấn đề không phải là tìm một bản thay thế hoàn hảo cho Word, mà là nhận ra rằng bạn có những lựa chọn tốt hơn tùy thuộc vào những gì bạn thực sự cần.