3 mẹo đơn giản tôi sử dụng để làm cho biểu đồ cột Excel thực sự hữu ích

Biểu đồ cột mặc định của Microsoft Excel thì ổn cho cái nhìn nhanh, nhưng chúng thường trông chung chung và không kể hết câu chuyện. Bằng cách thực hiện một vài chỉnh sửa nhỏ và sử dụng các chuỗi dữ liệu ẩn, tôi biến những hình ảnh nhàm chán thành các công cụ bảng điều khiển tùy chỉnh giúp tôi có cái nhìn hữu ích hơn nhiều về dữ liệu của mình. Đây là cách bạn cũng có thể làm được.

Thêm tổng cộng chung vào các cột chồng

Thủ thuật tổng hợp nổi

Khi bạn sử dụng biểu đồ cột xếp chồng để hiển thị cách các khu vực hoặc danh mục khác nhau đóng góp vào tổng thể, Excel không có cách gốc để hiển thị tổng cộng ở đầu thanh. Để khắc phục điều này, tôi thêm một chuỗi dữ liệu bổ sung tính tổng và chuyển tổng đó thành biểu đồ đường ẩn. Sau đó, tôi sử dụng nhãn dữ liệu của nó để tạo các tổng được đặt chính xác, di chuyển và cập nhật tự động.

Đầu tiên, chúng ta cần tạo một biểu đồ Kết hợp (Combo) để gộp dữ liệu theo khu vực thành các ngăn xếp trong khi vẫn giữ dữ liệu tổng trên một đường riêng:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng Excel đã định dạng, và trong tab Chèn, chọn biểu đồ Cột Xếp Chồng.
2. Trong tab Thiết Kế Biểu Đồ, nhấn Thay Đổi Loại Biểu Đồ.
3. Chọn Combo.
4. Đặt vùng của bạn thành Cột Chồng và tổng thành Đường, và đảm bảo tất cả các hộp Trục Phụ đều không được đánh dấu. Sau đó, nhấp vào OK.
5. Bây giờ bạn có một biểu đồ xếp chồng tiêu chuẩn với một đường rõ ràng chạy dọc trên cùng các lớp của bạn.

Tiếp theo, chúng ta phải chỉnh sửa định dạng biểu đồ để ẩn các hình học hỗ trợ và hiển thị tổng số nổi:

1. Nhấp chuột phải vào đường trong biểu đồ của bạn, và nhấp vào Định dạng Dữ liệu Seris.
2. Nhấp vào Đổ màu & Đường viền, và đặt Đường viền thành Không có đường viền.
3. Bây giờ nhấp vào Đánh dấu > Tùy chọn Đánh dấu, và chọn Không.
4. Với chuỗi vẫn được chọn, nhấp vào biểu tượng +, đánh dấu Nhãn Dữ Liệu, và đặt vị trí của chúng lên Phía Trên.
5. Để làm cho các nhãn nổi bật so với các đường lưới của biểu đồ, hãy chọn chúng, sau đó trong thanh bên, nhấp vào Đổ màu đặc và chọn Trắng.
6. Nhấp vào chú giải một lần để chọn nó, sau đó nhấp vào văn bản Tổng để tách riêng nó và nhấn Xóa.
7. Các ngăn xếp theo vùng vẫn hiển thị, nhưng đường đã biến mất, chỉ còn tổng của các danh mục được căn giữa hoàn hảo phía trên mỗi cột.

So sánh mục tiêu và thực tế trong một cột duy nhất

Mẹo nhiệt kế lồng nhau

So sánh hiệu quả thực tế với mục tiêu thường tạo ra các thanh song song, điều này làm tăng gấp đôi không gian cần thiết và khiến khó quan sát ngay lập tức mức độ gần đạt mục tiêu của bạn. Tôi giải quyết vấn đề này bằng cách lồng thanh "Thực tế" vào bên trong thanh "Mục tiêu" để tạo hiệu ứng nhiệt kế.

Đầu tiên, chúng ta cần xếp chồng các chuỗi dữ liệu trực tiếp lên nhau để chúng chia sẻ cùng một không gian ngang:

1. Chọn một ô trong dữ liệu của bạn và chèn một Biểu đồ Cột Nhóm.
2. Nhấp chuột phải vào một thanh Thực, và nhấp Định dạng Dữ liệu Chuỗi.
3. Trong thanh bên, đặt Chồng chéo Dãy thành 100%.
4. Hai chuỗi bây giờ đang chồng lên nhau.

Bây giờ, chúng ta cần áp dụng hiệu ứng "kính" cho chuỗi Mục tiêu và hiệu ứng "tô đầy" cho chuỗi Thực tế:

1. Nhấp chuột phải vào thanh Thực, và nhấp Định dạng Dãy dữ liệu.
2. Trong cài đặt Đổ Màu, nhấp vào Đổ Màu Đặc, chọn Xanh Lá, và thay đổi Độ Trong Suốt thành 50%.
3. Trong cài đặt Viền, chọn Không có đường viền.
4. Bây giờ, chọn một thanh Mục tiêu, và chọn Không tô màu và Đường liền.
5. Biểu đồ của bạn bây giờ giống như một loạt các thùng chứa đang được đổ đầy màu sắc, làm cho khoảng cách đến mục tiêu trở nên rõ ràng ngay lập tức.

Hiển thị giá trị và phần trăm đồng thời

Thủ thuật nhãn kép

Nhãn dữ liệu biểu đồ chuẩn không đủ linh hoạt để hiển thị cả số liệu thô và tỷ lệ phần trăm cùng lúc mà không tạo ra sự chồng lấn lộn xộn hoặc nhồi nhét hai con số vào một nhãn duy nhất. Điều này thường buộc bạn phải hy sinh chi tiết để có được thiết kế gọn gàng hoặc chuyển sang biểu đồ hình tròn khó đọc hơn. Để khắc phục điều này, tôi đặt một phiên bản biểu đồ “ma” không nhìn thấy được lên trên biểu đồ gốc và sử dụng lớp thứ hai để hiển thị giá trị thứ hai.

Đầu tiên, chúng ta cần căn chỉnh các giá trị thô và phần trăm thành một hình ảnh chồng lên nhau duy nhất:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng đã định dạng và chèn biểu đồ Cột cụm.
2. Nhấp chuột phải vào một thanh Giá trị và chọn Định dạng Dãy dữ liệu.
3. Nếu các giá trị Phần trăm được lưu dưới dạng số thập phân (ví dụ, 0,1 cho 10%), các thanh tương ứng sẽ rất nhỏ và gần như không thể nhấp vào được. Vì vậy, nhấn Tab để chuyển lựa chọn từ chuỗi Giá trị sang chuỗi Phần trăm. Bạn sẽ biết chuỗi đúng đã được chọn nếu các phần trăm tương ứng trong bảng của bạn được tô sáng.
4. Trong thanh bên, đặt Chồng chéo Dãy thành 100%.
5. Các thanh bây giờ xuất hiện như đã hợp nhất thành một khi chúng chồng lên nhau hoàn toàn. Chưa bỏ chọn dòng Phần trăm đâu!

Tiếp theo, chúng ta phải ẩn chuỗi thứ hai và cấu hình nhãn kép:

1. Với chuỗi Percentage nhỏ vẫn đang được chọn, nhấp vào thùng Fill & Line và đặt Fill và Border lần lượt thành No fill và No line.
2. Nhấp vào biểu tượng + bên cạnh biểu đồ, chọn Nhãn Dữ Liệu, và đặt vị trí thành Bên Trong Gốc.
3. Chọn các nhãn mới, và sử dụng nhóm Font trong tab Home để định dạng chúng sao cho dễ đọc. Tôi thường chọn Trắng và Đậm.
4. Chọn chuỗi Giá trị chính của bạn, nhấp lại vào biểu tượng +, và thêm Nhãn Dữ liệu vào Cuối Ngoài. Định dạng những cái này nữa.
5. Cuối cùng, xóa Chú thích, Trục Y và các đường lưới ngang, đồng thời xóa hoặc điều chỉnh tiêu đề biểu đồ. Điều này sẽ để lại cho bạn một biểu đồ cột sạch sẽ với phần trăm ở đáy và tổng số liệu thô nằm ngay phía trên đỉnh.

Biểu đồ của Excel linh hoạt hơn nhiều so với vẻ bề ngoài lúc đầu — và việc tùy chỉnh này không chỉ giới hạn ở việc thêm các chuỗi ẩn. Ví dụ, bạn có thể thay thế các cột tiêu chuẩn bằng hình ảnh và biểu tượng để tránh cảm giác 'Excel', và nếu muốn tiến thêm một bước, bạn có thể đạt được kết quả ấn tượng tương tự bằng cách biến một biểu đồ đường cơ bản thành một dòng thời gian động. Vì vậy, trước khi chuyển sang một ứng dụng khác để vẽ biểu đồ, hãy nhấp chuột phải vào một biểu đồ Excel và xem bạn có những tùy chọn gì.