Ứng dụng ghi chú mới này có tất cả những gì tôi từng mong muốn — và trông nó cũng tuyệt vời nữa

Ghi chép là một trong những việc nghe có vẻ dễ dàng cho đến khi bạn cố gắng làm thật tốt. Ghi lại đủ nhanh để theo kịp suy nghĩ của bạn, nhưng đủ có cấu trúc để tìm lại được sau này. Liên kết đủ để nhận ra các mô hình, nhưng đủ linh hoạt để không làm bạn chậm lại. Đây là một vấn đề thiết kế khó, và hầu hết các ứng dụng, ngay cả những ứng dụng được yêu thích, chỉ giải quyết một phần của nó.

Tôi đã thử hầu hết các ứng dụng ghi chú lớn, và tôi có thể nói không do dự rằng Tana đang làm điều mà không ứng dụng nào khác làm được. Nó không chỉ là một mục nhập khác trong danh sách các ứng dụng ghi chú miễn phí với khả năng đồng bộ hoàn hảo, mà là một loại công cụ hoàn toàn khác. Một công cụ được xây dựng dựa trên ý tưởng rằng các ghi chú của bạn nên kết nối giống như cách suy nghĩ của bạn kết nối. Nó cũng trông tuyệt đẹp, điều này cũng không hề tệ.

Tana tái tưởng tượng mỗi nốt nhạc như một vật sống thay vì một trang giấy

Nếu những ghi chú của bạn có thể tự suy nghĩ về chỗ của chúng thì sao?

Điều quan trọng nhất cần hiểu về Tana là nó không xử lý thông tin theo cách mà hầu hết các ứng dụng khác làm. Không có các trang lồng trong thư mục lồng trong không gian làm việc. Thay vào đó, mọi thứ trong Tana đều là một nút. Đây là một đơn vị thông tin sống đơn lẻ có thể là bất cứ thứ gì: một suy nghĩ, một nhiệm vụ, một cuộc họp, một người, một dự án. Các nút có thể chứa các nút khác, liên kết với nhau và được tham chiếu từ bất kỳ đâu trong không gian làm việc của bạn. Cấu trúc này tương tự như cách sổ tay AI của Google sử dụng sơ đồ tư duy để giúp bạn hình dung các kết nối giữa các khái niệm thay vì tìm kiếm qua một cấu trúc phân cấp.

Điểm nổi bật của Tana là Supertags. Khái niệm này được mượn từ lập trình hướng đối tượng, nhưng bạn không cần biết điều đó có nghĩa là gì để tận dụng nó. Phiên bản ngắn gọn: bạn có thể biến bất kỳ ghi chú nào thành một đối tượng có kiểu và cấu trúc chỉ bằng cách gắn thẻ cho nó. Giả sử bạn ghi lại tên một người trong cuộc gọi. Nếu bạn gắn thẻ nó với #person, một bộ trường sẽ xuất hiện, có thể là email, công ty, mối quan hệ, ngày theo dõi, hoặc bất cứ điều gì bạn quyết định là quan trọng. Tương tự, nếu bạn gõ #project trên một công việc, nó sẽ kế thừa các trường cho hạn chót, mức độ ưu tiên, cộng tác viên và tiến độ. Điều tuyệt vời là bạn tự định nghĩa các trường đó một lần, và chúng sẽ áp dụng ở mọi nơi mà thẻ đó xuất hiện, bất kể ghi chú đó nằm ở đâu.

Bạn có thể tạo Supertag cho các cuộc họp, sách, quyết định, thói quen, và bất cứ thứ gì có lợi khi có các trường nhất quán. Bạn thậm chí có thể kết hợp các Supertag, vì vậy một nút vừa là #task vừa là #client-note sẽ kế thừa các thuộc tính của cả hai. Và một khi các ghi chú của bạn đã được gắn thẻ và cấu trúc hóa, Tana cho phép bạn tạo các tiện ích tìm kiếm trực tiếp, là các bảng điều khiển tự động cập nhật hiển thị kết quả lọc dựa trên các tiêu chí bạn đặt ra. Bạn có thể nhúng một trong số này ở bất cứ đâu: trên trang chủ, bên trong ghi chú dự án, hoặc trên kế hoạch hàng ngày của bạn. Một tìm kiếm trực tiếp cho tất cả #tasks đến hạn trong tuần này, được lọc theo #project, sẽ luôn được cập nhật. Nếu bạn thêm một nhiệm vụ mới ở bất cứ đâu trong không gian làm việc của mình, nó sẽ tự động xuất hiện trong mọi tìm kiếm trực tiếp liên quan.

Khả năng AI của Tana vượt xa một chatbot được gắn vào trình soạn thảo văn bản

Đây thực sự là cảm giác mà AI trong một ứng dụng năng suất nên mang lại

Nhiều ứng dụng đã thêm AI trong hai năm qua theo những cách cảm giác chỉ mang tính hình thức. Bạn có một nút để tóm tắt văn bản và một thanh bên tạo ra các gợi ý chung chung. Cách tiếp cận của Tana thì hoàn toàn khác, và AI ở đây cảm giác được tích hợp một cách có mục đích chứ không phải để trang trí. Nền tảng là việc ghi chú vững chắc, và AI xây dựng dựa trên đó theo cách thực sự thúc đẩy công việc thực tế.

Trên di động, Tana cho phép bạn ghi lại một ghi chú bằng giọng nói, và AI không chỉ chuyển âm thanh thành văn bản. Nó xử lý bản ghi theo bất kỳ Supertag và hướng dẫn nào mà bạn đã gán. Hãy nói ra danh sách ý tưởng bài viết trong khi đi làm, và khi bạn đến bàn làm việc, chúng đã được định dạng và lưu trữ dưới Supertag nội dung của bạn, sẵn sàng để truy vấn và phát triển. Trên máy tính để bàn, công cụ ghi chú cuộc họp ghi lại các cuộc trò chuyện trực tiếp một cách tự nhiên, đây là một tính năng đáng hoan nghênh cho những ai mong đồng nghiệp ngừng mời bot vào các cuộc họp trực tuyến, đồng thời tự động trích xuất các nhiệm vụ tiếp theo, quyết định và tóm tắt, liên kết mọi thứ với những người và dự án liên quan trong sơ đồ của bạn.

Bởi vì ghi chú cuộc họp là các nút giống như mọi thứ khác, chúng có thể tìm kiếm, tham khảo và kết nối. Một nhiệm vụ theo dõi từ một cuộc gọi tháng trước được liên kết với người liên quan, dự án mà nó thuộc về, và cuộc họp gốc mà nó xuất phát — tất cả đều có thể điều hướng trong vài giây.

Một trong những tính năng mạnh mẽ — nhưng ít được đánh giá cao — của Tana là các nút lệnh: các hành động có thể tái sử dụng được hỗ trợ bởi AI mà bạn có thể gắn vào bất kỳ Supertag nào hoặc kích hoạt từ bất kỳ nút nào. Nếu bạn muốn một lệnh có thể lấy một bản ghi âm giọng nói sơ lược và viết lại dưới dạng tóm tắt chính thức trên Slack, bạn có thể tạo một lần, gắn vào Supertag #voice-memo và chạy nó trên bất kỳ ghi chú nào chỉ với một cú nhấp chuột. Nếu bạn muốn một tác nhân AI xem xét OKR (Mục tiêu và Kết quả then chốt) của bạn và đề xuất cải tiến, Tana có một mẫu cho điều đó, và bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với ngôn ngữ và ưu tiên của nhóm bạn.

Nền tảng hiện cũng hỗ trợ nhiều nhà cung cấp AI — bao gồm các mô hình từ OpenAI, Anthropic và Google — vì vậy bạn có thể chọn mô hình nào xử lý nhiệm vụ nào dựa trên tốc độ, độ sâu suy luận hoặc chi phí. Và đối với các nhà phát triển hoặc người dùng nâng cao, việc ra mắt gần đây API Tana và tích hợp MCP (Model Context Protocol) có nghĩa là các công cụ như Claude Code có thể đọc, suy luận và viết trực tiếp trở lại không gian làm việc Tana thực tế của bạn. Kiến thức của bạn không còn bị cô lập nữa.

Một số công cụ bạn sử dụng; một số công cụ bạn sống trong đó