Tôi đã thay thế 5 ứng dụng ghi chú khác nhau bằng một workflow Obsidian duy nhất

Qua nhiều năm, tôi đã tích lũy được một danh sách rộng các công cụ ghi chú: Google Keep, Notion, Todoist, Evernote và Apple Notes. Mỗi công cụ đều thực hiện một công việc cụ thể rất tốt, nhưng vấn đề xuất hiện khi bạn phải làm việc với tất cả chúng. Một vấn đề mà tôi thường gặp là viết ra một ghi chú nhưng không nhớ chính xác mình đã viết ở đâu.

Cuối cùng, quá trình suy nghĩ của tôi lan tỏa trên năm ứng dụng khác nhau, và đây là giọt nước cuối cùng. Thực ra, điều tôi cần là một ứng dụng làm được tất cả. Vì vậy tôi đã chuyển sang Obsidian — một ứng dụng ghi chú đủ mạnh để đáp ứng quy trình làm việc của tôi.

Ghi chép mọi thứ ở một nơi thay vì phân tán các ghi chú nhanh

Ghi chú hằng ngày đã thay thế Google Keep làm hộp thư đến mặc định của tôi

Khi tôi thực sự không muốn suy nghĩ, Google Keep là công cụ mà tôi sử dụng để ghi chú. Tôi có thể tiện lợi ghi một câu, một lời nhắc, nửa ý tưởng và tiếp tục công việc. Tốc độ ghi chú của nó rất tốt, nhưng vấn đề xảy ra sau đó mới là vấn đề. Trong hầu hết các trường hợp, tôi lưu lại ghi chú và quên chúng. Rồi, vài tuần sau, khi mở Google Keep, những ghi chú ấy chẳng còn nghĩa gì với tôi nữa.

Ghi chú hàng ngày trong Obsidian cung cấp cho tôi một điểm khởi đầu duy nhất, và điều này đã khắc phục vấn đề với Google Keep. Không quan trọng một ý tưởng nhỏ đến đâu; mọi thứ đều được ghi vào ghi chú hôm nay. Nó loại bỏ việc ra quyết định vi mô về thư mục, thẻ, hoặc dự án.

Vào cuối ngày, hoặc thậm chí là ngày hôm sau, tôi có thể quét qua những ghi chú này và loại bỏ bất kỳ ghi chú nào tôi không còn cần nữa. Với những ghi chú còn lại, tôi sẽ biến một số thành liên kết và biến chúng thành những ghi chú đúng nghĩa. Một vài ghi chú trở thành công việc, nhưng cuối cùng, tôi không mất bất kỳ ghi chú quan trọng nào, và mọi thứ còn lại trở nên rất có tổ chức.

Biến các ghi chú thô thành tài liệu có thể sử dụng thay vì văn bản vô dụng

Liên kết thay thế bộ lưu trữ kiểu Apple Notes

Tôi đã sử dụng Apple Notes, và nó rất tuyệt cho việc tìm kiếm. Miễn là tôi nhớ đúng từ khóa, tôi có thể tìm thấy bất cứ thứ gì. Nhưng nó trở nên kém hiệu quả khi các ghi chú của tôi bắt đầu chất đống. Lúc này, những ghi chú đó cảm thấy tách biệt với tất cả các công việc khác mà tôi đang làm, ngay cả khi tôi có thể tìm thấy chúng.

Tuy nhiên, việc liên kết trong Obsidian đã thay đổi cách tôi tiếp cận ghi chú. Tôi có thể liên kết đến một dự án, một người, hoặc một chủ đề chỉ bằng cách nhắc đến nó. Tôi không cố gắng sắp xếp mọi thứ một cách có chủ ý, nhưng Obsidian đã phản chiếu cách tôi suy nghĩ.

Sau một thời gian sử dụng Obsidian và liên kết các ghi chú, các liên kết ngược bắt đầu trỏ tới những ghi chú mà tôi hoàn toàn đã quên, miễn là chúng có liên quan. Lúc này, bạn ngừng dựa vào trí nhớ hay tìm kiếm trong các thư mục. Công cụ này sẽ tạo kết nối cho bạn. Nó làm sống động toàn bộ bộ sưu tập ghi chú của bạn.

Quản lý dự án mà không cần xây dựng bộ não thứ hai

Các thuộc tính và Dataview đã thay thế thiết lập Notion cá nhân của tôi

Miễn là tôi chỉ có vài ghi chú, và dễ nhớ mọi thứ ở đâu, tôi vẫn ổn khi dùng Notion. Nhưng khi số ghi chú tăng lên, các trang Notion nhanh chóng trở nên nặng nề. Tôi cuối cùng lại dành nhiều thời gian quản lý cơ sở dữ liệu hơn là làm công việc thực sự.

Obsidian cho phép tôi sử dụng các thuộc tính như trạng thái, loại và khu vực ở đầu ghi chú. Nó đơn giản đến mức tối đa; không có bất kỳ cấu trúc phức tạp nào. Sau khi sử dụng các thuộc tính, Dataview có thể kéo các ghi chú vào danh sách của tôi. Tôi có một danh sách có tổ chức các dự án đang hoạt động, bản thảo đang tiến hành và các mục đang tạm hoãn.

Các chế độ xem tải ngay lập tức và nằm ngay bên cạnh ghi chú của tôi, rất tiện lợi, và tôi thường tham khảo chúng nhiều lần trong ngày. Các chế độ xem này có thể bỏ đi. Tôi có thể tạo một chế độ xem để xem công việc đến hạn vào thứ Sáu và xóa nó sau mười phút mà không gặp bất kỳ lo lắng nào về hệ thống.

Tương tác với ghi chú mà không chuyển sang ứng dụng tác vụ riêng

Các nhiệm vụ nhúng đã thay thế Todoist cho công việc hàng ngày

Khi tôi sử dụng Todoist, tôi thường thấy một nhắc nhở cho một nhiệm vụ cụ thể, mặc dù bản thân nhiệm vụ thực tế lại nằm ở một phần khác. Vì vậy, việc nhớ lý do tồn tại của các nhiệm vụ là một quá trình thủ công và kém hiệu quả. Vào cuối ngày, tôi sẽ phải dành một lượng thời gian đáng kể để sao chép và dán các liên kết vào Todoist từ ghi chú của mình chỉ để có bối cảnh cho các tin nhắn.

Tuy nhiên, plugin Tasks của Obsidian cho phép tôi coi các ghi chú của mình như một trạm làm việc chủ động. Chỉ cần nhấn một phím tắt giữa đoạn văn, tôi có thể kiểm tra thực tế một trích dẫn và thêm một nhiệm vụ ngay giữa câu. Ngày hôm sau, khi tôi mở Danh sách Nhiệm vụ Chính, tôi thấy một liên kết tới nhiệm vụ đó dẫn tôi đến chính xác phần của đoạn văn mà tôi đang đọc.

Tôi vẫn dùng lịch mặc định trên điện thoại để nhắc nhở. Obsidian không thay thế những thứ như vậy vì chúng không đòi hỏi suy nghĩ sâu. Tuy nhiên, nó đã ngăn việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục, điều mà xảy ra nhiều trong các dự án lớn hơn.

Tại sao một quy trình làm việc cuối cùng lại bị kẹt

Ngay khi tôi có thể gói gọn quy trình làm việc của mình vào một ứng dụng, việc suy nghĩ, hành động và tham khảo trở nên tự nhiên hơn. Tôi đã thêm một hệ thống mới vào thói quen hàng ngày của mình, loại bỏ sự khó khăn khi phải nhảy qua nhiều công cụ khác nhau. Tôi không bỗng trở nên tổ chức hay kỷ luật hơn, nhưng tôi đã loại bỏ được sự mệt mỏi khi phải liên tục suy nghĩ ghi chú nên đặt ở đâu hay phù hợp với đâu.

Tôi đã ngừng sợ việc ghi lại một ý tưởng chỉ vì nó vẫn chưa được hoàn thiện. Trên cùng một nền tảng, tôi có thể biến chúng thành công việc rồi thành các nhiệm vụ, và tham khảo chúng khi cần.